אם בעבר היה עלינו להמתין לקבלת חשבונות מודפסות בדואר או באמצעות שליח, בשנת 2022 אנחנו יכולים לאפשר לספקים שלנו לשלוח את החשבוניות אונליין. בלחיצת כפתור אחת הספק משגר אליכם את החשבונית ישירות למערכת. החשבוניות נקלטות במערכת הממוחשבת ומועברות לטיפול. המערכת שולחת באופן אוטומטי אישור על קבלת החשבונית אליכם ואל הספק. איש הקשר שאתם ממנים בחברה מקבל את ההודעה על המסמך החדש שהוזן למערכת, בודק את החשבונית ומעביר אותה להמשך טיפול.
קראו על ניהול רכש ומלאי באמצעות מערכת למידה מרחוק >>>
האם המערכת ידידותית למשתמשים?
כבעלי עסק אתם יודעים שלא לכל הספקים שלכם יכולות טכניות גבוהות. חלקם נרתעים ממערכות מחשוב מורכבות ומעדיפים לעבוד עם קבלות דיגיטליות פשוטות או חשבוניות ידניות. תשמחו לגלות שמערכת קליטת החשבונות ידידותית מאוד למשתמש. הספק מקבל הודעת דואר אלקטרוני עם הנחיות ברורות וכתובת מייל למשלוח של חשבונית (ייתכן ותהיה דרישה לשליחת החשבונית בפורמט PDF). מיד כאשר הספק שולח את החשבונית אתם מקבלים הודעה על קליטת מסמך חדש במערכת.
יתרונות של קליטת חשבוניות אונליין
פעולות כמו תשלומים לספקים אפשר וכדאי להפוך לפשוטות. כאשר התהליך כולו אינו גוזל זמן רב העבודה מתייעלת ואתם חוסכים כסף. קבלת החשבוניות אל מערכת אוטומטית מונעת מצבים בהם חשבוניות לא מגיעות ליעדן או לא מטופלות בזמן. ניהול קפדני של התשלומים לספקים חיוני לניהול התקציב של החברה ושמירה על שביעות הרצון של הספקים. כל ספק גדול או קטן יעדיף לעבוד עם חברה שמשלמת בזמן. עם מערכת קליטת חשבונות אונליין אתם מייעלים את העבודה, עוקבים אחר ההוצאות ושומרים על קשרים טובים עם הספקים.
תוכנות הנהלת חשבונות דיגיטלית חוסכות לכם זמן וכסף. המעבר לעבודה מקוונת פוטר אתכם מהתעסקות עם ניירת. מערכות דיגיטליות מאפשרות גישה נוחה למידע בכל רגע נתון. החלטות קריטיות מתקבלות בקלות ובביטחון כאשר המידע כולו מוצג לפניכם.